リフォーム会社のリーダーたちは、管理業務以外に自身も営業に携わる、プレイングマネージャーが多い。1週間のスケジュールをもとに、どうやって有効的に時間を使い、成果をあげているのかに迫る。
▲オネストワン(埼玉県本庄市)取締役事業部 マネージャー 橋本舞子さん
二級建築士、インテリアコーディネーター。2023年8月入社。これまでに営業事務、新築営業とインテリアコ―ディネーター職に就いていた。現在は営業をベースに、不動産・リノベ事業全体の統括。夫、9歳と6歳の娘と4人暮らし。
《橋本さんのワークタイプ》
「時間は有限」作業を可視化で効率アップ
「Googleカレンダー」と日報共有アプリ「gamba!」を活用。どの業務にどれだけ時間を要したか、四半期に一度集計して整理する。こうして時間管理を徹底することで、作業効率を上げて不要な残業を無くしている。
時間活用のポイント①
カレンダー=日報
カレンダーが予定管理と日報、2つの役割を担う。毎朝、当日の予定をアプリで全員に報告。その日の中で実際の動きに合わせて、カレンダーを随時更新し、終業前に、日報としてアプリで報告する。カレンダーとアプリは連携できるので、手間いらずで業務共有ができる。
▲Googleカレンダーは予定を入れておくが、実際に行った業務に合わせて都度書き換える。過ぎたスケジュールはそのまま業務日報に。
時間活用のポイント②
働く環境をフレキシブルに
予算関係・設計など集中したい業務のときは在宅、資料作成や他メンバーと連携したい作業は会社で、とメリハリをつけることで効率化を図る。外部からもこまめに連絡がくるため、2〜3分でできる作業などはその場で終わらせて、できるだけ業務を細分化する。
▲日報アプリ「gamba!」で社内コミュニケーション。カレンダーと連携できるので、いちいち日報を書かなくて済む。
橋本さんのマネジメント術
「予定共有で業務管理がスムーズ」
部下たちの予定管理も同様にカレンダーと日報で動き方をチェック。業務が滞っていたり、業務量が多すぎたりするようなら、声かけして調整する。タスク管理はGoogleキープで、見落としを防ぐ。
「職場の教養」でコミュニケーション
同社の日課は朝礼用冊子「職場の教養」を用いた意見交換。1カ月ごとにその月の担当が、一節を読み上げてアプリにアップ。それに対し、各々が感想を書き込む。考える力や言語化能力を養うのが狙い。それぞれの考え方を知る機会にもなり、コミュニケーションも円滑になる。
▲「職場の教養」は「みんなの考え方がわかるのでおもしろい」と橋本さん。
橋本さんの1週間のスケジュール
アプリ連携で業務共有が容易
臨機応変なフォローができる
働くスタッフ全てが女性のオネストワン。不動産仲介からリノベーションまで請け負い、年間売上は2億円、内リノベ・リフォームで7割ほどを占める。
同社で取締役事業部リーダーとして全体業務の統括をしているのが橋本さんだ。メイン業務は不動産仲介とリフォーム営業。徹底したスケジュール管理で、業務効率を上げている。前職での産休明けに「時短で成果を出すには」と考え、Googleカレンダーとカレレポを用いて業務棚卸を実施。所要時間の可視化で働き方を見直し、残業時間の削減に成功した。業務内容別の色分けも効果的だった。
「子育てや介護で時間の制約があるスタッフが多いです。業務の質を上げ、時間をかけすぎないようなコントロールが重要です」
橋本さんの理想の業務バランスは、追客40%、契約後対応20%、事務作業30%、会議10%。業務の質が落ちていると感じるときは大きく崩れているため、意識して見直す。
他スタッフの業務内容も、日報共有アプリ「gamba!」で業務の停滞や溢れ状況がすぐわかる。仕事割り振りの際の指針になっている。
リフォマガ2024年9月号掲載
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