営業マン お悩み相談教室vol8 発注ミスを防ぐには?

「リフォーム営業としてやっていく」そうは決めたものの、厳しい営業の世界。学ばなければならないことも多く、壁にぶち当たる営業マンも多いことだろう。
本コーナー『リフォーム営業あるあるお悩み相談室』では、リフォーム営業の世界で活躍しているリフォーム営業マンやプランナーからアンケートを募り、彼らが実践している仕事の工夫や知恵を掲載していく。ぜひ参考にし、これからの営業マンライフに役立ててもらいたい。

発注ミスを防ぐにはどうしたらいいの?

営業マンを地獄に突き落とす恐ろしい発注ミスは、どうしたら防げるのだろうか?


営業マンのアドバイス①

以前キッチンリフォームで、間取りの都合上取り付けられない引き出しタイプの扉を注文してしまい、工事がストップ。暫くお客様にはキッチンに引き出しがない状態で過ごさせてしまいました。また、その現場では一度お見積りしていたキッチンの高さがH850でした。その後H800に変更していたのを忘れ、急いでいたので電話で注文してしまいました。どちらかの勘違いで最初の高さH850用の扉が会社に届き、更にお客様をお待たせすることに…。その経験で、一つのミスが連鎖する可能性などがある事もわかり、いろいろなポイントを確認して行うようになりました。


営業マンのアドバイス②

設備機器のサイズや左右の勝手は承認図で、色やオプション類はプランボードで必ず確認します。クロスは品番だけじゃなく、必ずカタログかサンプルで再確認。内装材の色は品番だけではなく、必ず色の名称を書きます。打ち合わせ中に変更になることが多いので、必ず最終の仕様でプランボードを作り直してもらい、OKなら必ず打ち合わせ記録に残して、お客様にサインを頂きます。とにかくしつこいくらい、ことあるごとに確認。非効率な感じもしますが、違うものが届いてからでは遅いので、それくらいでちょうどいい!って思っています。


営業マンのアドバイス③

新人だった頃にUBのアクセントパネルの色が間違って現場に届きました。原因はお客様との打合せのたびに色の変更があり、契約後に口頭にてメーカーに発注依頼。お互いの勘違いから最終決定したものより一つ前の品番で発注してしまったことでした。その件以来発注時には、注文書にてメーカーの見積りナンバー及び現場番号、そしてプランボードをメールもしくはFAXにて送り、その後も必ず送信先の担当者に電話にて確認をとっています。


営業マンのアドバイス④

必ず写真を撮っているので発注する前に確認してから発注しています。発注漏れなどはお客様ごとにクリアファイルにまとめ、発注出来たらふせんを貼るようにしています。


営業マンのアドバイス⑤

基本口頭でのやり取りはNGです。お客様との打合せでの決定事項は、打合せ時にラフに描いた文章を帰ってもう一度まとめています。発注の際にも用紙等に書き記し、業者さんに送ることで双方のミスをなくすように心掛けています。


営業マンのアドバイス⑥

新入社員1年目のこの時期に、OBさんからの問い合わせでガスコンロの部品を頼んでほしいという反響があり、その注文をしました。商品が届くと私がイメージしていたものと全く異なるものが届きました。その部品とは【ごとく】なのですが、そもそも私の認識している【ごとく】が違っていたので、視覚で確認することが大事だなと、入社早々気づきました。


営業マンのアドバイス⑦

ユニットバスの工事で、発注した色がまったく違うという今考えても恐ろしい間違えをしてしまった事があります。すぐに現場にかけつけてお詫びをしました。結果的には間違った色でも構わない…という事にはなったのですが、苦い経験です。今では、お客様との契約が完了した時点で、仕様が確定している部分に関してはすぐに発注をかけています。事務的な作業と発注作業を同時にやる事はちょっと面倒なんですが、結果的にその方が早く、確実に終わらせる事ができます。


営業マンのアドバイス⑧

自身の発注ミスは例外なく急ぎであるための口頭(電話)によるものでした。今では急ぎの発注は【LINE】や【携帯電話のメール】などで行っております。


営業マンのアドバイス⑨

実践していることは、契約した日に仕様書を作成すること。仕様打合せは契約日に行うか、1週間以内に決めるようにしています。 過去に発生した忘れられないミスは、キッチンの仕様を間違えたことです。そのお客様はショールームにて何度も仕様変更があり、最終仕様と思って発注したものが、最終仕様の1つ前のものでした。


営業マンのアドバイス⑩

見積書に手配するものは□を書いて、色きめをするものは丸を書いて漏れを防止します。ユニットバスを手配する際に図面をメーカーに渡してお願いしまして、向きを確認せずに組み立てにいったら向きが真逆で…。もう7年くらい前のことですが青くなりました。


営業マンのアドバイス⑪

発注書を作成する時に確認するのみです。10年間で一度だけサッシの色間違いをしたことがあります。その時は前回の違うお客様と近い内容だった為、コピペして色品番を変えるのを忘れてしまいました。


営業マンのアドバイス⑫

以前配送ドライバーから「住所の場所、公園しかないんですけど」と怒りの電話が掛かってきたというエピソードがありました。発注書の納品住所違いは多数の方に迷惑が掛かるので、以降地図を添付しています。


営業マンのアドバイス⑬

品番を一文字一文字正確かどうか確かめています。


営業マンのアドバイス⑭

「確認」のさらに「確認」でミスをなくすように心がけています。


打ち合わせ中に内容が変更になることも多いので、サイズや色、品番など事細かにその都度確認し、注文書や発注書はもちろん、最終的には担当者に電話確認するなど、必要以上に対応し、施主及び業者さんとの行き違いをなくして、発注ミスを防ごう。


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